Политика обработки персональных данных AI Investigator

1. Общие положения

1.1. Настоящая Политика определяет условия обработки персональных данных при использовании AI Investigator: Telegram-бота для диагностики компании, интервью с участниками и подготовки отчётов, а также связанных с ним страниц отчётов.

1.2. Оператор персональных данных: ООО «Хэппи ИИ», УНП 693318143. Адрес: 223216, Республика Беларусь, Минская область, Червенский район, г. п. Смиловичи, ул. Революционная, 6а. Контакт по вопросам обработки данных: andrey5093037@gmail.com. Письменные обращения также принимаются в Telegram: @shimanskij.

1.3. Политика распространяется на персональные данные руководителей и других лиц, создающих диагностику компании, приглашённых участников интервью и лиц, обращающихся по вопросам сервиса. Сведения о компании, содержание интервью и отчёты рассматриваются в рамках этой Политики в той мере, в какой они содержат персональные данные или связаны с определяемыми участниками.

1.4. Обработка данных при посещении сайта happyaiconsult.com, использовании его форм, cookies и средств аналитики регулируется отдельной политикой сайта.

1.5. Обработка персональных данных Оператором регулируется законодательством Республики Беларусь, включая Закон Республики Беларусь от 7 мая 2021 г. № 99-З «О защите персональных данных».

2. Состав и источники данных

2.1. При взаимодействии с ботом обрабатываются идентификатор пользователя Telegram, доступные боту имя, фамилия и username, сообщения, команды, нажатия кнопок, сведения о голосовых сообщениях и время взаимодействия.

2.2. Для диагностики обрабатываются название и сайт компании, описание её деятельности, сведения о численности и отделах, имя, должность или роль и подразделение участника, а также связь участника с компанией. Черновик настройки компании сохраняется в ходе её создания.

2.3. Обрабатываются вопросы бота, текстовые ответы, расшифровки голосовых сообщений, этап интервью, сведения о предоставлении согласия участником интервью, включая время предъявления уведомления перед интервью и время согласия, и версии отчётов.

2.4. Для работы сервиса обрабатываются источник перехода, посещения страниц, этапы прохождения, сведения о напоминаниях и доставке сообщений, служебная переписка и технические сведения об ошибках.

2.5. Данные поступают от участника, лица, создающего диагностику, и Telegram. Отчёты и расшифровки формируются в результате обработки переданных материалов. Бот отдельно не запрашивает номер телефона; дополнительные сведения, добровольно включённые в сообщение, могут сохраниться в составе переписки.

2.6. Для диагностики не требуется передавать пароли, платёжные реквизиты, сведения о здоровье и персональные данные третьих лиц, не необходимые для описания рабочего процесса. Лицо, передающее сведения о других людях, должно иметь соответствующее правовое основание.

3. Цели и основания обработки

3.1. Данные обрабатываются для создания и настройки диагностики компании; проведения и продолжения интервью; расшифровки голосовых ответов; подготовки и предоставления отчётов; сохранения результатов для последующего обращения к ним; доставки служебных сообщений и напоминаний; сопровождения сервиса, рассмотрения обращений, устранения ошибок и анализа этапов прохождения диагностики.

3.2. Оператор осуществляет обработку при наличии правового основания для соответствующих цели, состава данных и категории субъектов.

3.3. Уведомление об обработке данных доводится до пользователя в сообщении бота со ссылкой на настоящую Политику. В действующем пользовательском сценарии руководитель выражает согласие, отвечая на вопросы после уведомления; участник интервью — подтверждая его начало после уведомления предусмотренным ботом способом. Открытие Политики и отправка команды /start сами по себе не означают предоставления согласия.

3.4. Действия руководителя или другого организатора диагностики не заменяют правового основания обработки персональных данных приглашённого участника. Использование данных для новой цели требует отдельной проверки правового основания и информирования субъекта в применимых случаях.

4. Действия с данными и способы обработки

4.1. Обработка включает получение, запись, хранение, использование, уточнение, объединение с данными диагностики, подготовку расшифровок и отчётов, предоставление доступа, передачу указанным в Политике сервисам, а также прекращение обработки и удаление в применимых случаях.

4.2. Используется автоматизированная обработка, включая модели искусственного интеллекта (ИИ), и обработка с участием лиц, обеспечивающих сопровождение сервиса по поручению Оператора. ИИ формирует вопросы, расшифровки и аналитические материалы. Результаты могут содержать ошибки и требуют проверки при использовании.

4.3. Голосовое сообщение передаётся из Telegram в OpenAI для расшифровки. Приложение не сохраняет отдельный аудиофайл в основном хранилище, но сохраняет расшифровку и сведения о сообщении, включая его идентификатор в Telegram. Это не означает удаления оригинала из Telegram или отсутствия обработки у поставщика расшифровки.

5. Внешние сервисы и трансграничная обработка

5.1. Telegram обеспечивает взаимодействие с ботом, доставку и хранение сообщений, включая голосовые сообщения, по правилам платформы.

5.2. OpenAI обрабатывает сведения о компании, имя, роль и подразделение участника, а также предыдущие реплики для проведения интервью. При подготовке отчёта передаются сведения о компании и участниках и включённые в диагностику расшифровки. Голосовые сообщения передаются для преобразования в текст.

5.3. Railway обеспечивает размещение приложения, основного хранилища и резервных копий, создаваемых при обновлениях. Текущий регион приложения находится в Нидерландах (Амстердам). Регион приложения не определяет географию всей обработки у Telegram, OpenAI, Railway и их поставщиков.

5.4. Использование указанных сервисов включает передачу данных за пределы Республики Беларусь. Переданные данные обрабатываются и могут храниться у сервисов по их правилам. Трансграничная передача осуществляется с соблюдением применимых требований к такой передаче.

5.5. Документы поставщиков: Telegram Privacy Policy; OpenAI API Data Controls; Railway Privacy Policy. Указанные документы не заменяют обязанности оператора по обработке персональных данных.

6. Доступ к интервью и отчётам

6.1. Руководитель или другое лицо, создавшее диагностику компании, имеет доступ к отчёту и полным интервью участников этой компании. Ответы связаны с участниками, их ролями и подразделениями. Интервью не является анонимным. Приглашение участника в интервью само по себе не предоставляет ему доступ к отчёту.

6.2. Лица, обеспечивающие сопровождение сервиса по поручению Оператора, имеют доступ к сохранённым диалогам, сведениям об участниках и отчётам. Администраторы инфраструктуры имеют технический доступ к хранилищу и резервным копиям.

6.3. Доступ к отчёту предоставляется по ссылке с ключом доступа. Любое лицо, получившее такую ссылку, может открыть отчёт и доступные в нём интервью без входа в отдельный аккаунт. Ссылка не привязана к личности получателя и автоматически не прекращает действие по истечении срока.

6.4. Организатор диагностики может отозвать прежнюю ссылку командой /newlink в боте. Отзыв ссылки не удаляет содержание отчёта, интервью и ранее скачанные или скопированные материалы. Ссылка должна передаваться только лицам, которым разрешено знакомиться с указанными данными.

7. Хранение данных

7.1. Профили, сообщения, ответы, расшифровки и версии отчётов сохраняются для проведения диагностики и последующего использования её результатов. Завершение интервью само по себе не запускает удаление. Автоматическое удаление основных данных по истечении фиксированного срока в текущей версии сервиса не применяется.

7.2. Оператор хранит данные в объёме и в течение периода, соответствующих указанным целям и сохраняющемуся правовому основанию обработки. Запросы о прекращении обработки и удалении рассматриваются в порядке раздела 8. Сроки хранения заявок с сайта к данным AI Investigator не применяются.

7.3. Основное хранилище, резервные и рабочие копии входят в объём рассмотрения запросов о прекращении обработки и удалении данных. Наличие резервной копии само по себе не отменяет требования прекратить обработку или удалить данные в применимых случаях.

7.4. Удаление чата в Telegram, остановка бота и замена ссылки на отчёт не удаляют данные, ранее сохранённые в хранилище Investigator и копиях. Удаление переписки у Telegram и удаление данных оператором являются отдельными действиями.

8. Права субъектов и письменные обращения

8.1. В предусмотренных применимым законодательством случаях субъект вправе получать информацию об обработке и доступ к своим данным, требовать уточнения данных, прекращения обработки и удаления, отзывать согласие и обжаловать действия оператора в уполномоченный орган.

8.2. Письменное обращение направляется на andrey5093037@gmail.com, в Telegram @shimanskij или по почтовому адресу оператора. Следует указать AI Investigator, Telegram username или иные сведения для связи и поиска данных, название компании и содержание требования. Для обращения не требуется направлять полный отчёт, чужие интервью или пароль.

8.3. Руководитель или уполномоченный представитель может обратиться по данным компании в пределах своих полномочий. Участник интервью вправе самостоятельно обратиться по своим персональным данным; его обращение не обусловлено разрешением руководителя.

8.4. Обращения рассматриваются вручную. Оператор вправе запросить сведения, необходимые для установления заявителя, поиска данных и проверки полномочий представителя. Объём такого уточнения должен соответствовать цели проверки.

8.5. При рассмотрении обращения определяется его объём, применимое правовое основание, необходимость прекращения обработки, исправления или удаления, наличие копий и установленных законом ограничений. Оператор сообщает заявителю результат рассмотрения и исполнения либо основания ограничения в применимые сроки. Направление обращения само по себе не является подтверждением удаления всех данных и копий.

8.6. Самостоятельного полного удаления данных через бота в текущей версии нет. Остановка или блокировка бота в Telegram прекращает доставку новых сообщений в соответствующий чат. Само прекращение ответов на интервью не останавливает напоминания и дальнейшую обработку ранее полученных данных. Эти действия не заменяют обращение о прекращении обработки, отзыве согласия или удалении сохранённых данных.

9. Доступ и меры защиты

9.1. Доступ к операционным функциям сервиса ограничивается назначенными учётными записями. Для доступа к отчётам используются ключи в ссылках и предусмотренная возможность отзыва ссылки. Особенности и пределы этой модели доступа установлены разделом 6.

9.2. Оператор определяет полномочия сотрудников и технических администраторов с учётом состава данных, целей обработки, возможных рисков и наличия резервных и рабочих копий. Предоставление доступа и передача данных осуществляются в пределах соответствующих целей и полномочий получателя.

9.3. Обращения о неверном доступе, утрате ссылки или ином предполагаемом нарушении направляются по контактам раздела 8.

10. Изменение Политики и контакты

10.1. Актуальная редакция размещается по адресу https://happyaiconsult.com/privacy/ai-investigator. При изменении условий обработки Политика подлежит обновлению. Если изменение требует нового согласия или иного основания обработки, публикация новой редакции сама по себе его не заменяет.

10.2. Сведения об операторе и контакты для обращений приведены в пунктах 1.2 и 8.2. Информация о компании размещена на happyaiconsult.com/about. Обработка данных при просмотре этой страницы, cookies и аналитика сайта описаны в политике сайта happyaiconsult.com/privacy-policy.